Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung: Pflichten des Vermieters
Waren die Vorauszahlungen Ihres Mieters höher als die tatsächlich angefallenen Betriebskosten, ergibt die Jahresabrechnung ein Guthaben zugunsten des Mieters. Als Vermieter sind Sie verpflichtet, dieses Guthaben zurückzuzahlen — auch wenn die Abrechnung zu spät erstellt wurde oder das Mietverhältnis bereits beendet ist.
Wie entsteht ein Guthaben?
Das Guthaben ergibt sich direkt aus der Saldorechnung der Nebenkostenabrechnung:
Geleistete Vorauszahlungen − tatsächlicher Betriebskosten-Anteil des Mieters = Guthaben
Ein Guthaben entsteht typischerweise, wenn:
- Die monatliche Vorauszahlung zu hoch angesetzt war (z. B. weil die Kosten im Vorjahr gestiegen waren, aber wieder gesunken sind).
- Der Mieter weniger Heizenergie verbraucht hat als im Vorjahr.
- Der Mieter nur einen Teil des Jahres in der Wohnung war und anteilig mehr vorausgezahlt hat, als sein Kostenanteil beträgt.
- Bestimmte Kostenarten niedriger ausgefallen sind als geplant — etwa weil ein Hauswart kürzer beschäftigt war.
Wann muss das Guthaben ausgezahlt werden?
Das Gesetz schreibt keine einheitliche Auszahlungsfrist vor. Als angemessen gelten 30 Tage nach Zugang der Abrechnung beim Mieter. Zahlen Sie das Guthaben nicht fristgerecht aus, geraten Sie in Verzug und der Mieter kann den Betrag einfordern.
Im Gegensatz zu Nachzahlungen bei Mietern gilt für Guthaben: Die 12-Monats-Frist schützt den Mieter auch dann, wenn Sie die Abrechnung zu spät erstellt haben. Das Guthaben entfällt nicht durch Ihre Verspätung — der Mieter kann es weiterhin einfordern.
Praktisch: Zahlen Sie das Guthaben direkt bei Zustellung der Abrechnung aus, statt erst zu warten. Das vermeidet Missverständnisse und mögliche Verzugszinsen.
Aufrechnung und besondere Fälle
In bestimmten Situationen müssen Sie das Guthaben nicht unmittelbar überweisen — etwa wenn Sie berechtigte Gegenforderungen haben:
Aufrechnung gegen offene Miete
Hat der Mieter ausstehende Mietzahlungen, können Sie das Guthaben mit diesen Rückständen verrechnen — aber nur, wenn Sie dies ausdrücklich erklären und die offene Forderung eindeutig benennen.
Ausgezogener Mieter
Das Guthaben gehört dem Mieter, auch wenn er bereits ausgezogen ist. Schicken Sie die Abrechnung an seine neue Adresse (soweit bekannt) und zahlen Sie das Guthaben auf sein Konto. Ist die Adresse unbekannt, müssen Sie zumutbare Nachforschungen anstellen.
Verjährung des Guthabens
Auch der Rückzahlungsanspruch des Mieters verjährt — nach der allgemeinen Verjährungsfrist von drei Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
Häufige Fragen zum Guthaben in der Nebenkostenabrechnung
Wie lange hat der Vermieter Zeit, das Guthaben auszuzahlen?
Es gibt keine gesetzlich festgelegte einheitliche Frist. Üblich und als angemessen gilt ein Zeitraum von 30 Tagen nach Zugang der Abrechnung beim Mieter. Zahlt der Vermieter nicht innerhalb einer angemessenen Frist, kann der Mieter den Betrag einfordern und bei weiterer Säumnis klagen.
Darf der Vermieter das Guthaben mit offenen Mietforderungen verrechnen?
Ja, das ist grundsätzlich möglich, wenn die Gegenforderung fällig, unbestritten oder festgestellt ist. Der Vermieter muss die Aufrechnung gegenüber dem Mieter erklären. Einseitig einbehalten ohne Erklärung ist nicht zulässig.
Muss der Vermieter auch bei ausgezogenem Mieter das Guthaben zurückzahlen?
Ja. Das Guthaben gehört dem Mieter unabhängig davon, ob er noch im Mietverhältnis steht. Der Vermieter muss die Abrechnung und das Guthaben an die zuletzt bekannte neue Adresse des Mieters übermitteln.
Kann der Vermieter das Guthaben einbehalten, wenn der Mieter Schäden verursacht hat?
Nicht ohne Weiteres. Schadensersatzforderungen wegen Schäden in der Wohnung sind eine separate Forderung und kein automatischer Verrechnungsposten. Der Vermieter kann aufrechnen, muss aber eine klare Erklärung abgeben und die Forderung konkret benennen.
Was passiert, wenn der Vermieter die Abrechnung zu spät erstellt — gilt das Guthaben trotzdem?
Ja. Ein Guthaben des Mieters entfällt nicht durch eine verspätete Abrechnung. Die 12-Monats-Frist schützt zwar den Mieter vor Nachzahlungen bei zu später Abrechnung — aber das Guthaben bleibt dem Mieter erhalten.
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