Nebenkostenabrechnung im Mehrfamilienhaus
Wer mehrere Wohneinheiten vermietet, steht bei der Nebenkostenabrechnung vor besonderen Herausforderungen: Die Kosten müssen korrekt auf alle Mieter verteilt werden, die HeizkostenV ist zwingend anzuwenden, und Mieterwechsel im laufenden Jahr erfordern eine tagenaue Aufteilung. Dieser Ratgeber erklärt, worauf es ankommt.
Umlageschlüssel und Gesamtfläche
Die meisten Betriebskosten werden im Mehrfamilienhaus nach dem Wohnflächenanteil verteilt. Dazu müssen die Flächen aller Einheiten korrekt erfasst sein. Der Anteil jedes Mieters ergibt sich aus dem Verhältnis seiner Wohnfläche zur Gesamtwohnfläche aller Einheiten — auch wenn eine Einheit leer steht.
Alternativ sind Verteilung nach Personenzahl (z. B. bei Müllgebühren) oder nach Verbrauch (z. B. bei Wasserkosten mit Einzelzählern) möglich, sofern im Mietvertrag vereinbart. Der gewählte Schlüssel muss für alle Mieter einheitlich und nachvollziehbar angewandt werden.
Heizkosten nach HeizkostenV
Im Mehrfamilienhaus mit zentraler Heizanlage gilt die Heizkostenverordnung zwingend. Sie schreibt vor, dass mindestens 50 % der Heizkosten nach dem individuellen Verbrauch der Mieter verteilt werden — üblicherweise nach dem 70/30-Verhältnis (70 % Verbrauch, 30 % Grundkosten nach Fläche).
- Zählerstände für jede Einheit müssen zum Ende des Abrechnungsjahres abgelesen werden.
- Der Verbrauchsanteil wird auf Basis der individuellen Zählerwerte verteilt.
- Der Grundkostenanteil (30 %) wird nach Wohnfläche auf alle Einheiten aufgeteilt.
- Wer ohne Zähler abrechnet, obwohl Zähler vorhanden sind, riskiert eine Kürzung der Heizkostenforderung.
Mieterwechsel im laufenden Jahr
Im Mehrfamilienhaus ist ein Mieterwechsel mitten im Abrechnungsjahr keine Seltenheit. Die Kosten des Jahres werden dann taggenau aufgeteilt: Der Vormieter zahlt anteilig für seine Mietzeit, der Nachmieter für den Rest des Jahres. Beide erhalten eine eigene Abrechnung.
Das erfordert eine sorgfältige Erfassung von Ein- und Auszugsdaten sowie der jeweiligen Zählerstände beim Mieterwechsel. Nekodi übernimmt die tagenaue Aufteilung automatisch, sobald Einzugs- und Auszugsdaten je Einheit erfasst sind.
Häufige Fragen zur Abrechnung im Mehrfamilienhaus
Nach welchem Schlüssel werden die Kosten im Mehrfamilienhaus verteilt?
Der häufigste Schlüssel ist der Wohnflächenanteil: Jede Einheit trägt den Anteil der Kosten, der ihrem Flächenanteil an der Gesamtwohnfläche entspricht. Für Heizung und Warmwasser schreibt die HeizkostenV verbrauchsabhängige Verteilung vor.
Was passiert, wenn ein Mieter im laufenden Jahr aus- oder einzieht?
Bei einem Mieterwechsel werden die Kosten des Jahres taggenau aufgeteilt. Der Vormieter trägt die Kosten anteilig für seine Mietdauer, der Nachmieter für die verbleibende Zeit. Beide erhalten eine separate Abrechnung.
Gilt die HeizkostenV auch im Mehrfamilienhaus?
Ja. Ab zwei Wohneinheiten mit zentraler Heizung gilt die Heizkostenverordnung zwingend. Mindestens 50 %, typischerweise 70 % der Heizkosten müssen nach dem tatsächlichen Verbrauch der Mieter verteilt werden.
Wie berechne ich die Gesamtwohnfläche für den Umlageschlüssel?
Die Gesamtwohnfläche ergibt sich aus der Summe aller Wohnflächen der vermieteten und ggf. selbst genutzten Einheiten. Nicht zur Wohnfläche zählen Keller, Garagen oder Treppenhäuser, sofern diese nicht als Wohnraum genutzt werden.
Was ist, wenn eine Einheit im laufenden Jahr leer stand?
Leerstandskosten trägt der Vermieter. Die Kosten für leerstehende Einheiten dürfen nicht auf die anderen Mieter umgelegt werden. Im Umlageschlüssel wird die Leerstandsfläche trotzdem als Teil der Gesamtfläche geführt — der Anteil entfällt aber auf den Vermieter.
Mehrfamilienhaus-Abrechnung mit Nekodi
Nekodi verteilt die Kosten automatisch auf alle Einheiten, berechnet Heizkosten nach HeizkostenV und erstellt für jeden Mieter ein eigenes PDF.
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