Instandhaltungskosten: Nicht umlagefähig
Reparaturen am Dach, eine neue Heizungspumpe, die Erneuerung von Wasserleitungen — all das sind Kosten, die Vermieter selbst tragen müssen. § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV schließt Instandhaltungs- und Reparaturkosten ausdrücklich aus den Betriebskosten aus. Wo die Grenze zur umlagefähigen Wartung liegt, erklärt dieser Ratgeber.
Was bedeutet Instandhaltung und Instandsetzung?
Instandhaltung umfasst alle Maßnahmen, die den ordnungsgemäßen Zustand eines Gebäudes oder seiner Anlagen erhalten sollen. Instandsetzung bedeutet die Beseitigung von Schäden. Beides fällt unter die Verantwortung des Vermieters:
- Dachreparaturen und -erneuerungen
- Austausch defekter Heizungskomponenten (Pumpe, Brenner, Thermostat)
- Reparatur oder Erneuerung von Wasserleitungen
- Beseitigung von Schimmel (sofern bauseitig verursacht)
- Reparatur von Aufzugskomponenten
- Erneuerung von Fenstern oder Türen
Abgrenzung: Wartung (umlagefähig) vs. Reparatur (nicht umlagefähig)
Die Unterscheidung zwischen Wartung und Reparatur ist entscheidend — und in der Praxis oft nicht auf den ersten Blick eindeutig:
| Wartung (umlagefähig) | Reparatur (nicht umlagefähig) |
|---|---|
| Jährliche Heizungswartung | Austausch einer defekten Heizungspumpe |
| Aufzug schmieren und prüfen | Motor des Aufzugs ersetzen |
| Dachrinne reinigen | Dachrinne nach Sturmschaden reparieren |
| Routinemäßiger Filterwechsel | Rohrleitungsbruch reparieren |
Faustregel: Regelmäßige, planmäßige Pflege einer funktionstüchtigen Anlage ist Wartung — umlagefähig. Die Beseitigung eines Defekts oder Schadens ist Reparatur — nicht umlagefähig.
Full-Service-Verträge: Nur anteilig umlagefähig
Viele Wartungsverträge für Heizung, Aufzug oder Brandmeldeanlagen sind als "Full-Service" ausgestaltet und enthalten neben Wartung auch Reparaturleistungen. Diese Verträge sind ein häufiger Streitpunkt in Abrechnungen.
Die Lösung: Fordern Sie vom Anbieter eine schriftliche Aufteilung des Vertragspreises in Wartungs- und Reparaturanteile. Nur der Wartungsanteil darf als Betriebskosten angesetzt werden. Ohne eine solche Aufteilung riskieren Sie, dass der gesamte Vertragsbetrag nicht anerkannt wird.
Häufige Fehler bei Instandhaltungskosten in der Abrechnung
- Full-Service-Wartungsverträge vollständig als Betriebskosten ansetzen
- Reparaturrechnung nach Schaden als 'Wartung' bezeichnen und umlegen
- Instandhaltungsrücklage als Betriebskosten erfassen
- Kosten für Modernisierung (z. B. neue Heizanlage) als Betriebskosten ansetzen
Häufige Fragen zu Instandhaltung als Nebenkosten
Was ist der Unterschied zwischen Wartung und Reparatur?
Wartung ist die regelmäßige, vorbeugende Pflege einer Anlage (Heizung prüfen, Aufzug schmieren, Filter wechseln) — sie ist umlagefähig. Reparatur bedeutet die Beseitigung eines Schadens oder Defekts — sie ist nicht umlagefähig und bleibt beim Vermieter.
Warum darf ich Reparaturkosten nicht auf Mieter umlegen?
§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV schließt Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung ausdrücklich aus dem Betriebskostenbegriff aus. Der Gesetzgeber sieht diese Kosten als Aufwand des Eigentümers an, der zur Erhaltung des Mietobjekts in einem vertragsgemäßen Zustand verpflichtet ist.
Was passiert, wenn ein Wartungsvertrag auch Reparaturen einschließt?
Sogenannte 'Full-Service-Verträge' für Heizung oder Aufzug enthalten oft sowohl Wartungs- als auch Reparaturanteile. In diesem Fall müssen Sie die Kosten aufteilen: Nur der Wartungsanteil ist umlagefähig. Bitten Sie den Anbieter um eine getrennte Ausweisung beider Leistungsanteile.
Sind Instandhaltungsrücklagen umlagefähig?
Nein. Rücklagen für künftige Reparaturen oder Erneuerungen sind nicht umlagefähig — weder als laufende Betriebskosten noch als einmalige Sonderposition. Sie dienen der Vorsorge des Eigentümers und bleiben vollständig in seiner Sphäre.
Darf ich den Austausch einer defekten Heizungspumpe als Betriebskosten abrechnen?
Nein. Der Austausch einer defekten Heizungspumpe ist eine Reparatur — Instandsetzungskosten, die Sie als Vermieter tragen müssen. Wäre die Pumpe im Rahmen einer Wartung geprüft und dabei ein Verschleißteil routinemäßig ausgetauscht worden, könnte dieser Anteil umlagefähig sein.
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