Umlagefähige Nebenkosten: Was darf der Vermieter abrechnen?
Nicht jede Ausgabe rund ums Mietobjekt darf auf Mieter umgelegt werden. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) legt in § 2 abschließend fest, welche 17 Kostenarten als umlagefähige Nebenkosten — auch Betriebskosten genannt — gelten. Dieser Ratgeber gibt Ihnen einen kompakten Überblick: Was ist erlaubt, was nicht, und worauf Sie bei der Abrechnung achten sollten.
Grundregel: Nur was im Mietvertrag steht, darf abgerechnet werden
Selbst wenn eine Kostenart nach BetrKV grundsätzlich umlagefähig ist, können Sie sie nur abrechnen, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist. Fehlt die Vereinbarung, bleibt die Kostenposition beim Vermieter — unabhängig davon, ob die Kosten tatsächlich entstanden sind.
Typische Formulierung im Mietvertrag: "Der Mieter trägt neben der Grundmiete die Betriebskosten nach § 2 BetrKV." Manche Verträge listen die einzelnen Positionen auch explizit auf. Im Zweifel prüfen Sie den Mietvertrag, bevor Sie eine Kostenart abrechnen.
Alle 17 umlagefähigen Betriebskostenarten nach § 2 BetrKV
| Rechtsgrundlage | Kostenart | Typische Beispiele |
|---|---|---|
| § 2 Nr. 1 | Laufende öffentliche Lasten | Grundsteuer |
| § 2 Nr. 2 | Wasserversorgung | Kaltwasser, Wasseruhr-Miete, Wasseruntersuchung, Eichkosten für Zähler |
| § 2 Nr. 3 | Entwässerung | Abwassergebühren, Regen- und Schmutzwasser |
| § 2 Nr. 4 | Heizung | Brennstoff, Bedienung der Anlage, Wartung, Reinigung, Messdienstkosten — nach HeizkostenV |
| § 2 Nr. 5 | Warmwasser | Erwärmung, Leitungswasser für Warmwasser, Wartung Warmwasseranlage |
| § 2 Nr. 6 | Verbundene Heizung und Warmwasser | Wenn Heizung und Warmwasser über eine gemeinsame Anlage laufen |
| § 2 Nr. 7 | Aufzug | Betriebsstrom, Überwachung, Wartung, Prüfung — auch für Nicht-Nutzer anteilig |
| § 2 Nr. 8 | Straßenreinigung und Müllbeseitigung | Straßenreinigungsgebühren, Müllabfuhr, Deponiebeitrag |
| § 2 Nr. 9 | Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung | Reinigung Treppenhaus, Keller, Kellergänge; Schädlingsbekämpfung |
| § 2 Nr. 10 | Gartenpflege | Pflege von Grünanlagen, Spielplatz, Zufahrten — auch Neuaussaat nach Renovierung |
| § 2 Nr. 11 | Beleuchtung | Strom für Flur, Treppenhaus, Keller, Außenbeleuchtung (nicht Wohnungen) |
| § 2 Nr. 12 | Schornsteinreinigung | Kehrgebühren, Messgebühren für Emissionen |
| § 2 Nr. 13 | Sach- und Haftpflichtversicherung | Gebäudeversicherung, Haftpflicht, Glasversicherung, Elementarschadenversicherung |
| § 2 Nr. 14 | Hauswart | Lohn, Sozialbeiträge, Sachkosten des Hauswarts — aber keine Instandhaltungsarbeiten |
| § 2 Nr. 15 | Gemeinschafts-Antennenanlage / Breitbandnetz | Betrieb der Gemeinschaftsantenne, Kabelanschluss (soweit noch vertraglich vereinbart) |
| § 2 Nr. 16 | Einrichtungen für Wäschepflege | Betrieb, Pflege und Aufstellung von Waschmaschinen in Gemeinschaftsräumen |
| § 2 Nr. 17 | Sonstige Betriebskosten | Dachrinnenreinigung, Schwimmbad im Haus, Saunaanlage — muss im Mietvertrag vereinbart sein |
Die Liste ist abschließend — andere Kostenarten sind nicht umlagefähig, auch wenn sie regelmäßig anfallen.
Was ist nicht umlagefähig?
Diese Kosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung — sie bleiben beim Vermieter, unabhängig davon, was im Mietvertrag steht:
- Verwaltungskosten (z. B. Hausverwaltung, Buchführung, Bankgebühren)
- Instandhaltungs- und Reparaturkosten (z. B. Rohre, Dach, Heizungsanlage)
- Instandsetzungsrücklagen
- Kosten für Leerstand
- Rechtsverfolgungskosten (z. B. Rechtsanwaltskosten bei Streitigkeiten)
- Abschreibungen auf Gebäude und Einrichtungen
- Erbpachtzinsen
- Finanzierungskosten und Zinsen für Fremdkapital
Besonders wichtig: Reparatur- und Instandhaltungskosten sind häufig der Streitpunkt in Abrechnungen. Ein neuer Boiler, ein Dachdeckerauftrag oder die Erneuerung einer Heizungspumpe zählen zur Instandhaltung und dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden.
Heizkosten: Sonderfall mit eigener Verordnung
Heizung und Warmwasser sind zwar umlagefähig (§ 2 Nr. 4 und 5 BetrKV), unterliegen aber zusätzlich der Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Sie schreibt vor, dass mindestens 50 %, in der Regel 70 % der Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen — also nach tatsächlichem Verbrauch der einzelnen Mieter, nicht einfach nach Wohnfläche.
Das macht die Heizkostenabrechnung zum komplexesten Teil der Nebenkostenabrechnung. Mehr dazu: Heizkostenabrechnung 70/30 — Erklärung für Vermieter.
Verteilerschlüssel: Wie werden Kosten aufgeteilt?
Nicht jede Kostenart wird nach demselben Schlüssel auf die Mieter verteilt. Übliche Verteilerschlüssel sind:
- Wohnfläche — häufigster Schlüssel, z. B. für Grundsteuer, Versicherungen, Gartenpflege
- Personen — bei personenabhängigen Kosten wie Wasserverbrauch oder Müllgebühren
- Wohneinheiten — wenn jede Wohnung gleich viel verursacht
- Verbrauch — Pflicht bei Heizung und Warmwasser (HeizkostenV)
Welcher Schlüssel gilt, ist teils gesetzlich vorgegeben (Heizung), teils vertraglich vereinbart. Fehlt eine Vereinbarung, gilt in der Regel die Wohnfläche als Maßstab. Nekodis Wizard führt Sie durch die Auswahl für jeden einzelnen Kostenposten.
Häufige Fragen zu umlagefähigen Nebenkosten
Was sind umlagefähige Nebenkosten?
Umlagefähige Nebenkosten — auch Betriebskosten genannt — sind Kosten, die ein Vermieter vertraglich auf die Mieter umlegen darf. Welche das sind, legt die Betriebskostenverordnung (BetrKV) in § 2 abschließend fest. Ohne Vereinbarung im Mietvertrag können keine Nebenkosten abgerechnet werden.
Welche Kosten darf ich als Vermieter nicht auf Mieter umlegen?
Nicht umlagefähig sind insbesondere: Verwaltungskosten, Instandhaltungs- und Reparaturkosten, Instandsetzungsrücklagen, Leerstandskosten sowie Finanzierungskosten. Diese Kosten trägt allein der Vermieter.
Muss ich alle Betriebskostenarten abrechnen?
Nein. Sie dürfen nur die Kostenarten abrechnen, die im Mietvertrag vereinbart sind. Fehlt ein Posten im Mietvertrag, kann er nachträglich nicht einfach hinzugefügt werden — dazu bräuchten Sie eine Vertragsänderung mit Zustimmung des Mieters.
Was bedeutet 'sonstige Betriebskosten' nach § 2 Nr. 17 BetrKV?
Darunter fallen Kosten, die nicht in den Nummern 1 bis 16 aufgelistet sind, aber regelmäßig entstehen und vertraglich vereinbart wurden. Typische Beispiele: Dachrinnenreinigung, Sauna- oder Schwimmbadanlage. Die konkreten Kosten müssen im Mietvertrag benannt sein — 'sonstige Betriebskosten' allein reicht nicht.
Wie unterscheiden sich Nebenkosten und Betriebskosten?
Die Begriffe werden im Alltag oft synonym verwendet. Juristisch spricht das BGB von 'Betriebskosten', im Volksmund ist häufig von 'Nebenkosten' die Rede. Gemeint ist in beiden Fällen dasselbe: die regelmäßig entstehenden Bewirtschaftungskosten, die der Vermieter auf Mieter umlegen darf.
Darf ich Grundsteuer auf alle Mieter umlegen?
Ja. Die Grundsteuer (§ 2 Nr. 1 BetrKV) ist umlagefähig — vorausgesetzt, das ist im Mietvertrag so vereinbart. Üblich ist die Verteilung nach Wohnfläche.
Sind Versicherungen als Nebenkosten abrechenbar?
Ja, aber nur bestimmte: Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung, Glasversicherung und Elementarschadenversicherung sind nach § 2 Nr. 13 BetrKV umlagefähig. Eine Rechtsschutz- oder Vermieterhaftpflicht gehört dagegen nicht dazu.
Muss ich Reparaturen über die Nebenkosten abrechnen?
Nein — Instandhaltungs- und Reparaturkosten sind nicht umlagefähig. Diese tragen Sie als Vermieter selbst. In der Abrechnung dürfen nur laufende Betriebskosten stehen, keine einmaligen Reparaturaufwendungen.
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