Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung: Was gilt für Vermieter?
Haben die Vorauszahlungen Ihres Mieters die tatsächlichen Betriebskosten nicht gedeckt, ergibt sich aus der Jahresabrechnung eine Nachzahlung. Als Vermieter müssen Sie dabei Fristen einhalten, die Abrechnung korrekt erstellen und wissen, was zu tun ist, wenn der Mieter nicht zahlt.
Wann entsteht eine Nachzahlung?
Eine Nachzahlung entsteht, wenn die tatsächlichen Betriebskosten des Abrechnungszeitraums höher sind als die monatlichen Vorauszahlungen des Mieters. Das Saldo ergibt sich aus:
Tatsächliche Betriebskosten (Mieteranteil) − Geleistete Vorauszahlungen = Saldo
Ist das Saldo positiv, schuldet der Mieter diesen Betrag als Nachzahlung. Ist es negativ, hat der Mieter ein Guthaben, das der Vermieter zurückzahlen muss.
Häufige Gründe für hohe Nachzahlungen: gestiegene Energiepreise, eine zu niedrig angesetzte Vorauszahlung, ein harter Winter mit hohem Heizverbrauch oder Mieterwechsel, die eine Neuberechnung nötig machen.
Zahlungsfrist und Durchsetzung
Eine gesetzlich festgelegte einheitliche Zahlungsfrist für Nachzahlungen gibt es nicht. Üblich und angemessen sind 30 Tage nach Zugang der Abrechnung. Als Vermieter sollten Sie die Zahlungsfrist im Anschreiben klar nennen.
Zahlt der Mieter nicht fristgerecht, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
- Schriftliche Zahlungserinnerung mit neuer Frist — häufig genügt das bereits.
- Mahnung mit Fristsetzung und Ankündigung weiterer Schritte.
- Mahnbescheid über das zuständige Amtsgericht, falls keine Reaktion erfolgt.
- Klage vor dem Amtsgericht bei strittigen Abrechnungen.
Wichtig: Bevor Sie rechtliche Schritte einleiten, prüfen Sie, ob Ihre Abrechnung alle Pflichtangaben enthält. Eine formell fehlerhafte Abrechnung lässt sich auch im Mahnverfahren angreifen.
Verjährung und Fristversäumnis
Zwei Fristen sind für Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung entscheidend:
12-Monats-Abrechnungsfrist (§ 556 Abs. 3 BGB)
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Versäumen Sie diese Frist, verlieren Sie in der Regel das Recht, Nachforderungen geltend zu machen — unabhängig davon, wie hoch die tatsächlichen Kosten waren. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie trotzdem auszahlen.
3-Jahres-Verjährungsfrist (§ 195 BGB)
Selbst wenn die Abrechnung fristgerecht zugestellt wurde, verjährt der Nachzahlungsanspruch nach drei Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Abrechnung erstellt wurde. Mehr dazu im Ratgeber Verjährung der Nebenkostenabrechnung.
Häufige Fragen zur Nachzahlung
Wann muss der Mieter die Nachzahlung leisten?
Der Mieter muss die Nachzahlung innerhalb der in der Abrechnung genannten Frist begleichen. Üblich sind 30 Tage nach Zugang der Abrechnung. Eine gesetzlich vorgeschriebene einheitliche Frist gibt es nicht — als Vermieter sollten Sie eine angemessene Frist setzen und diese klar kommunizieren.
Kann der Mieter die Nachzahlung verweigern?
Der Mieter kann die Nachzahlung verweigern, wenn die Abrechnung formell unwirksam ist — etwa weil Pflichtangaben fehlen oder der Abrechnungszeitraum falsch ist. Bei inhaltlichen Einwänden kann er eine Belegeinsicht verlangen und hat das Recht, die Abrechnung zu prüfen, bevor er zahlt.
Verliere ich die Nachforderung, wenn ich die Abrechnung zu spät erstelle?
Ja. Wenn Sie die 12-Monats-Frist nach § 556 Abs. 3 BGB versäumen, können Sie Nachforderungen grundsätzlich nicht mehr geltend machen — es sei denn, die Verspätung ist nicht von Ihnen zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie aber trotzdem auszahlen.
Was kann ich tun, wenn der Mieter die Nachzahlung nicht bezahlt?
Zunächst sollten Sie eine schriftliche Zahlungsaufforderung mit klarer Frist senden. Bleibt sie ohne Reaktion, können Sie den Betrag per Mahnbescheid oder Klage geltend machen. Bevor Sie rechtliche Schritte einleiten, prüfen Sie, ob die Abrechnung formell und inhaltlich korrekt ist.
Wie hoch darf die Nachzahlung maximal sein?
Es gibt keine gesetzliche Obergrenze für die Höhe einer Nachzahlung. Sie ergibt sich aus der Differenz zwischen den tatsächlichen Betriebskosten und den geleisteten Vorauszahlungen. Ist die Nachzahlung regelmäßig sehr hoch, kann das ein Hinweis sein, dass die Vorauszahlung zu niedrig angesetzt war und angepasst werden sollte.
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