Nebenkostenabrechnung: Frist von 12 Monaten einhalten

Was besagt die 12-Monats-Frist?

Nach § 556 Abs. 3 BGB muss der Vermieter über die Betriebskosten jährlich abrechnen und dem Mieter die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Üblich ist ein Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten, etwa das Kalenderjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember.

Für das Abrechnungsjahr 2025 (Zeitraum 1. Januar bis 31. Dezember 2025) bedeutet das: Die Abrechnung muss spätestens bis zum 31. Dezember 2026 bei den Mietern ankommen — nicht nur abgeschickt, sondern zugegangen sein.

Wann beginnt die Frist zu laufen?

Entscheidend ist das Ende des Abrechnungszeitraums, nicht der Tag, an dem Sie mit der Erstellung beginnen. Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember, beginnt die zwölfmonatige Frist am 1. Januar des Folgejahres und läuft bis zum 31. Dezember desselben Jahres.

Wählen Sie einen vom Kalenderjahr abweichenden Abrechnungszeitraum — etwa weil ein Mietverhältnis unterjährig beginnt — verschiebt sich die Frist entsprechend. Der Abrechnungszeitraum selbst darf dabei höchstens zwölf Monate umfassen.

Was passiert, wenn die Frist verstreicht?

Versäumen Sie die Frist, können Sie Nachforderungen aus der Abrechnung in der Regel nicht mehr durchsetzen — der Mieter muss eine Nachzahlung dann nicht mehr leisten. Umgekehrt gilt das nicht: Ein Guthaben, das sich aus der Abrechnung zu Gunsten des Mieters ergibt, müssen Sie unabhängig von der Frist auszahlen.

Eine Ausnahme besteht, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben — etwa weil ein Versorgerunternehmen seine Abrechnung erst kurz vor Fristablauf zustellt. In diesem Fall können Sie nachträglich abrechnen, sollten die Verzögerung aber dokumentieren können.

So behalten Sie die Frist im Blick

• Abrechnungszeitraum direkt nach Ablauf festlegen und Kosten zeitnah erfassen, statt bis kurz vor der Frist zu warten.
• Zählerstände für Heizung und Wasser frühzeitig ablesen oder vom Versorger anfordern — diese Werte verzögern die Abrechnung oft am meisten.
• Mieterwechsel während des Zeitraums sauber dokumentieren, damit die anteilige Verteilung später nicht nachträglich korrigiert werden muss.
• Ein strukturiertes Tool nutzen, das Sie durch alle nötigen Angaben führt und am Ende ein fertiges PDF pro Mieter erstellt — statt eine Vorlage manuell zu pflegen.

Mit Nekodi tragen Sie Zeitraum, Mietparteien, Kosten und Heizwerte Schritt für Schritt ein. Das Tool prüft die Angaben direkt — etwa ob der Zeitraum länger als zwölf Monate ist oder die Wohnflächen der Einheiten zur Gesamtfläche passen — sodass Sie die Abrechnung rechtzeitig fertigstellen können. Statt eine Nebenkostenabrechnung-Vorlage händisch zu pflegen, übernimmt Nekodi die Berechnung für Sie.

Häufige Fragen zur Abrechnungsfrist