Verwaltungskosten: Nicht auf Mieter umlegbar
Verwaltungskosten sind einer der häufigsten Fehler in der Betriebskostenabrechnung: Viele Vermieter setzen Hausverwaltungshonorar, Buchführungskosten oder Bankgebühren als Betriebskosten an — das ist nicht erlaubt. § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV schließt Verwaltungskosten ausdrücklich aus.
Was sind Verwaltungskosten?
Verwaltungskosten sind alle Aufwendungen, die für die administrative Bewirtschaftung eines Mietobjekts anfallen. Sie entstehen nicht durch die Nutzung des Wohnraums, sondern durch die Tätigkeit des Vermieters als Eigentümer:
- Honorar der Hausverwaltung (kaufmännische und technische Verwaltung)
- Kosten für Buchhaltung und Steuerberatung in Bezug auf das Mietobjekt
- Bankgebühren für das Mietkonto (Kontoführung, Überweisungsgebühren)
- Porto und Telefon für mieterbezogene Korrespondenz
- Kosten für Erstellung und Prüfung von Mietverträgen
- Bearbeitungsgebühren für Nebenkostenabrechnungen durch externe Dienstleister
Warum sind Verwaltungskosten nicht umlagefähig?
Die Betriebskostenverordnung definiert in § 1 Abs. 2 ausdrücklich, was nicht zu den Betriebskosten zählt — und an erster Stelle stehen die Verwaltungskosten.
Die Begründung liegt in der Natur dieser Kosten: Verwaltungsaufwand entsteht nicht durch die Nutzung des Wohnraums durch den Mieter, sondern durch die Eigentümerrolle des Vermieters. Der Vermieter ist verpflichtet, das Objekt zu verwalten — diese Verpflichtung und ihre Kosten liegen in seiner Sphäre, nicht in der des Mieters.
Auch wenn eine Vereinbarung im Mietvertrag nichts anderes vorsieht: Verwaltungskosten können nicht wirksam auf Mieter umgelegt werden. Eine entsprechende Klausel wäre unwirksam.
Abgrenzung: Verwaltung vs. Hausmeister
Die Grenze zwischen umlagefähigen Hausmeisterkosten und nicht umlagefähigen Verwaltungskosten liegt in der Art der Tätigkeit:
- Hausmeister (umlagefähig): Treppenhaus reinigen, Schnee räumen, Heizung bedienen, Hof pflegen
- Verwaltung (nicht umlagefähig): Mietverträge erstellen, Mieten einziehen, Abrechnungen erstellen, Handwerker beauftragen
Wenn eine Hausverwaltung sowohl operative als auch administrative Aufgaben übernimmt, muss das Honorar entsprechend aufgeteilt werden. Nur der operative, hausmeisterähnliche Anteil ist umlagefähig.
Häufige Fehler in der Praxis
Diese Posten tauchen immer wieder fälschlicherweise in Betriebskostenabrechnungen auf:
- Verwaltungshonorar vollständig als Betriebskosten ansetzen
- Kosten für die Software oder das Tool zur Erstellung der Abrechnung
- Fahrtkosten des Vermieters für Objektbegehungen
- Steuerberatungskosten mit Bezug zur Vermietung
Häufige Fragen zu Verwaltungskosten als Nebenkosten
Was sind Verwaltungskosten im Sinne des Mietrechts?
Verwaltungskosten sind alle Aufwendungen für die kaufmännische und administrative Bewirtschaftung eines Mietobjekts: Honorar der Hausverwaltung, Buchhaltungskosten, Kosten für Mietvertragserstellung, Bankgebühren für das Mietkonto sowie Porto und Telefon für mieterbezogene Korrespondenz.
Warum sind Verwaltungskosten nicht umlagefähig?
§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV schließt Verwaltungskosten ausdrücklich aus dem Betriebskostenbegriff aus. Der Gesetzgeber sieht sie als Kosten an, die dem Vermieter als Eigentümer zuzurechnen sind und nicht als laufende Kosten, die durch die Nutzung des Wohnraums entstehen.
Darf ich das Honorar meiner Hausverwaltung als Betriebskosten abrechnen?
Nein. Das Verwaltungshonorar ist unabhängig davon, wie es im Vertrag mit der Hausverwaltung heißt, nicht umlagefähig. Das gilt auch dann, wenn die Hausverwaltung neben Verwaltungsaufgaben auch Hausmeistertätigkeiten übernimmt — dann muss der Anteil für Hausmeistertätigkeiten separat ausgewiesen werden.
Wie unterscheide ich Verwaltungskosten von Hausmeisterkosten?
Hausmeistertätigkeiten sind operative, laufende Aufgaben am Objekt (Reinigung, Winterdienst, Überwachung) — diese sind umlagefähig. Verwaltungsaufgaben sind administrative Tätigkeiten (Mieterkommunikation, Abrechnung, Vertragsmanagement) — diese sind nicht umlagefähig. Übernimmt eine Person beides, muss der Lohn aufgeteilt werden.
Was ist mit Kontoführungsgebühren für das Mietkonto?
Kontoführungsgebühren für ein Girokonto, über das Mieten und Betriebskosten laufen, sind Verwaltungskosten und nicht umlagefähig. Sie bleiben beim Vermieter.
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