Einzug unterjährig: Anteilige Nebenkostenabrechnung
Zieht ein Mieter nicht am 1. Januar, sondern mitten im Jahr ein, muss die Nebenkostenabrechnung anteilig berechnet werden. Die Grundregel ist einfach: Kosten werden nach Tagen aufgeteilt. Dieser Ratgeber erklärt die Berechnung, zeigt ein Beispiel und gibt Tipps zu Zählerständen und Vorauszahlungen.
Die Grundformel: Tagesanteil berechnen
Bei einem unterjährigen Einzug wird jede Betriebskostenposition anteilig auf den Zeitraum des Mietverhältnisses im Abrechnungsjahr aufgeteilt. Die Formel lautet:
Anteil Mieter = (Tage im Mietverhältnis ÷ Gesamttage Abrechnungszeitraum) × Jahreskosten der Position
Bei einem Abrechnungszeitraum von 365 Tagen (Nicht-Schaltjahr) und einem Einzug am 1. April ergibt das 275 Tage (April bis Dezember) — also etwa 75,3 % der Jahreskosten. Die verbleibenden 24,7 % trägt der Vormieter anteilig oder, bei Leerstand, der Vermieter selbst.
Beispielrechnung: Einzug am 1. April
Angenommen, die Jahreskosten für Gebäudeversicherung, Grundsteuer und Hausmeister betragen zusammen 1.200 Euro, verteilt nach Wohnfläche. Die Einheit hat 60 m², das Gesamtgebäude 200 m². Der neue Mieter zieht am 1. April ein.
Dieser Betrag wird den geleisteten Vorauszahlungen des Mieters ab dem 1. April gegenübergestellt. Ergibt sich ein Guthaben oder eine Nachzahlung, wird es in der Abrechnung ausgewiesen.
Vorauszahlungen ab Einzug
Der neue Mieter leistet Vorauszahlungen nur für den Zeitraum ab seinem Einzug. Die monatliche Vorauszahlungshöhe wird im Mietvertrag vereinbart und sollte realistisch kalkuliert sein — als Orientierung dienen die Betriebskosten des Vorjahres pro Einheit.
Bei der späteren Abrechnung werden nur die Vorauszahlungen berücksichtigt, die der Mieter tatsächlich geleistet hat. Wer am 1. April einzieht und monatlich 100 Euro Vorauszahlung leistet, hat bis Jahresende 900 Euro bezahlt. Dieser Betrag wird dem anteiligen Abrechnungsergebnis gegenübergestellt.
Zählerstand beim Einzug festhalten
Besonders wichtig bei einem unterjährigen Einzug: Alle relevanten Zählerstände sollten beim Übergabetermin gemeinsam abgelesen und im Übergabeprotokoll dokumentiert werden. Dazu gehören:
- Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler für die Heizung — Grundlage für die verbrauchsabhängige HeizkostenV-Abrechnung.
- Kaltwasserzähler — falls vorhanden und verbrauchsabhängig abgerechnet wird.
- Warmwasserzähler — bei zentraler Warmwasserversorgung.
- Stromzähler für Gemeinschaftsflächen (falls relevant für die Einheit).
Mit Nekodi tragen Sie Ein- und Auszugsdaten direkt in das Mietverhältnis ein. Das Tool berechnet die anteiligen Kosten nach Tagen für jede Kostenposition automatisch — auch bei mehreren Mieterwechseln im selben Abrechnungszeitraum.
Häufige Fragen zum unterjährigen Einzug
Wie werden Nebenkosten bei unterjährigem Einzug berechnet?
Die Jahreskosten jeder Position werden anteilig auf die Tage des Mietverhältnisses im Abrechnungszeitraum aufgeteilt: Anteil = (Tage im Mietverhältnis / Gesamttage des Zeitraums) × Jahreskosten. Bei einem Einzug am 1. Juli in einem Nicht-Schaltjahr sind das 184 von 365 Tagen.
Ab wann zahlt ein Mieter bei unterjährigem Einzug Vorauszahlungen?
Vorauszahlungen sind ab dem Einzugsdatum fällig. Der Mietvertrag legt die Höhe der monatlichen Vorauszahlung fest. Bei der späteren Abrechnung werden nur die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen ab Einzug berücksichtigt.
Was passiert mit Kosten, die vor dem Einzug angefallen sind?
Kosten, die vor dem Einzugsdatum angefallen sind, trägt entweder der Vormieter oder, bei Leerstand, der Vermieter selbst. Sie werden nicht auf den neuen Mieter umgelegt.
Welchen Zählerstand sollte ich beim Einzug festhalten?
Halten Sie beim Einzug unbedingt die Zählerstände für Heizung (Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler), Kaltwasser und Warmwasser fest. Diese Werte sind die Grundlage für die spätere verbrauchsabhängige Abrechnung.
Darf ich Nebenkosten nach Wohnfläche abrechnen, auch wenn ein Mieter nur einen Teil des Jahres eingezogen war?
Ja. Für nicht verbrauchsabhängige Kosten (z.B. Versicherungen, Grundsteuer) wird die Wohnfläche mit dem Tagesanteil im Abrechnungszeitraum kombiniert. Nekodi berechnet das automatisch.
Jetzt Nebenkostenabrechnung erstellen
Mit Nekodi gehen Sie die Nebenkostenabrechnung Schritt für Schritt durch — Kosten erfassen, Heizung nach HeizkostenV verteilen, PDFs pro Mieter exportieren.
› Jetzt starten