Heizkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt
Als Vermieter mit zentraler Heizanlage sind Sie verpflichtet, die Heizkosten verbrauchsabhängig auf Ihre Mieter umzulegen. Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) schreibt vor, wie das zu geschehen hat. Dieser Ratgeber erklärt, welche Daten Sie brauchen, wie die Berechnung funktioniert und worauf Sie bei Warmwasser und Fristen achten müssen.
Was die HeizkostenV vorschreibt
Die Heizkostenverordnung gilt für alle Gebäude mit zentraler Wärmeversorgung und mehr als einer vermieteten Wohneinheit. Vermieter müssen mindestens 50 % und höchstens 70 % der Heizkosten verbrauchsabhängig verteilen — gemessen durch Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler in jeder Wohnung.
Der verbleibende Anteil (mindestens 30 %, höchstens 50 %) darf nach einem festen Maßstab — in der Regel nach Wohnfläche — verteilt werden. Das klassische Modell ist 70 % nach Verbrauch und 30 % nach Fläche. Wer gegen diese Pflicht verstößt, riskiert ein Kürzungsrecht der Mieter von 15 % auf ihren Heizkostenanteil.
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Verpätet der Vermieter diese Frist, verliert er den Anspruch auf Nachzahlungen — Guthaben muss er dennoch auszahlen.
Welche Daten Sie brauchen
- Gesamtheizkosten im Abrechnungszeitraum (Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung, Messdienstleistungen)
- Verbrauchswerte je Wohneinheit (Anfangs- und Endstand der Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler)
- Gesamtverbrauch des Gebäudes (Summe aller Einzelverbräuche oder Zählerstand am Kessel)
- Wohnflächen aller Einheiten in m² (für den flächenabhängigen Grundkostenanteil)
- Warmwasserdaten (Gesamtwarmwassermenge und Einzelzählerstände), falls Warmwasser über die Heizanlage erzeugt wird
- Namen und Einzugs-/Auszugsdaten der Mieter (für anteilige Abrechnung bei Mieterwechsel)
Schritt für Schritt: So rechnen Sie ab
Abrechnungszeitraum festlegen
Der Abrechnungszeitraum beträgt üblicherweise zwölf Monate. Er muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen, sollte aber konsistent bleiben. Notieren Sie Start- und Enddatum.
Gesamtheizkosten ermitteln
Summieren Sie alle Kosten: Brennstoff (Öl, Gas, Fernwärme), Betriebsstrom der Heizanlage, Wartungskosten und Messdienstleistungen. Rechnungen und Lieferscheine aufbewahren.
Verbrauchswerte je Einheit ablesen
Lesen Sie zum Ende des Abrechnungszeitraums die Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler jeder Wohnung ab. Dokumentieren Sie Anfangs- und Endstand.
Grundkosten- und Verbrauchsanteil aufteilen
Nach 70/30 fließen 70 % in den Verbrauchstopf (nach individuellem Verbrauch) und 30 % in den Grundkostentopf (nach Wohnfläche). Alternativ sind 50/50 bis 60/40 zulässig.
Anteil je Einheit berechnen
Für den Verbrauchsanteil: Kosten × (Verbrauch Einheit / Gesamtverbrauch). Für den Grundanteil: Kosten × (Fläche Einheit / Gesamtfläche). Beide Teile ergeben den Heizkostenanteil.
Warmwasser separat ausweisen
Falls Warmwasser über die Heizanlage erzeugt wird, müssen Warmwasserkosten separat ausgewiesen und ebenfalls verbrauchsabhängig verteilt werden.
Bei Mieterwechsel im Abrechnungszeitraum werden die Kosten für die jeweilige Einheit taggenau zwischen Ein- und Ausziehenden aufgeteilt. Dies erhöht den Berechnungsaufwand erheblich — ein Tool wie Nekodi übernimmt diese Berechnung automatisch.
Warmwasser korrekt mit abrechnen
Wird Warmwasser über dieselbe zentrale Anlage erzeugt wie die Raumwärme, müssen die Warmwasserkosten aus dem Gesamtbetrag herausgerechnet und separat ausgewiesen werden. Die HeizkostenV sieht hierfür ein Berechnungsverfahren vor, das auf dem Verhältnis von Warmwassermenge zu Gesamtenergieverbrauch basiert.
Für den Verbrauchsanteil der Warmwasserkosten sind Warmwasserzähler je Wohnung erforderlich. Fehlen diese, darf der Vermieter den Warmwasseranteil schätzen — Mieter haben jedoch ein Kürzungsrecht, wenn keine Verbrauchserfassung erfolgt. Mehr dazu im Ratgeber Warmwasserkosten korrekt abrechnen.
Häufige Fragen
Wie lange habe ich als Vermieter Zeit für die Heizkostenabrechnung?
Die Heizkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Wird die Frist versäumt, verliert der Vermieter grundsätzlich den Anspruch auf Nachzahlungen. Guthaben des Mieters bleiben davon unberührt — diese muss der Vermieter auch nach Fristablauf auszahlen.
Muss ich Warmwasser in der Heizkostenabrechnung erfassen?
Ja, wenn das Warmwasser über die zentrale Heizanlage erzeugt wird, unterliegt es ebenfalls der HeizkostenV. Die Warmwasserkosten müssen mindestens zu 50 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden — sofern Warmwasserzähler vorhanden sind. Die Abtrennung der Warmwasserkosten von den reinen Heizkosten erfolgt nach einem Formelverfahren oder per separater Zählung.
Was passiert, wenn in einer Wohnung kein Verbrauchszähler vorhanden ist?
Fehlen Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler, kann keine verbrauchsabhängige Abrechnung durchgeführt werden. Mieter haben in diesem Fall das Recht, einen Abzug von 15 % auf ihren berechneten Heizkostenanteil zu verlangen (§ 12 HeizkostenV). Der Einbau von Messgeräten ist daher für Vermieter mit mehreren Einheiten Pflicht.
Kann ich die Heizkostenabrechnung selbst erstellen?
Ja. Vermieter können die Heizkostenabrechnung selbst erstellen, wenn sie die erforderlichen Daten (Gesamtverbrauch, Einzelverbrauch je Einheit, Wohnflächen, Gesamtheizkosten) vorliegen haben. Hilfreich sind dabei digitale Tools wie Nekodi, die Verbrauchswerte einlesen, die HeizkostenV-Verteilung automatisch berechnen und PDFs je Mieter exportieren.
Welche Kosten darf ich in der Heizkostenabrechnung ansetzen?
Umlagefähig sind alle Kosten, die direkt mit dem Betrieb der Heizanlage zusammenhängen: Brennstoffkosten (Öl, Gas, Fernwärme), Strom für Heizungspumpen, Kosten für die Bedienung und Wartung der Anlage sowie Messdienstleistungen. Reparatur- und Erneuerungskosten sind hingegen nicht umlagefähig und müssen vom Vermieter selbst getragen werden.
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