Zählerablesung für die Heizkostenabrechnung
Die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung steht und fällt mit der korrekten Ablesung der Messgeräte. Wer darf ablesen, wann muss es geschehen und was gilt bei Verweigerung oder defekten Geräten? Dieser Ratgeber gibt Vermieten eine klare Übersicht.
Wer ist für die Ablesung zuständig?
Die Pflicht zur Verbrauchserfassung liegt beim Vermieter. Er kann die Ablesung selbst vornehmen oder — wie in der Praxis üblich — an einen Messdienstleister delegieren. Bekannte Anbieter sind Ista, Techem und Brunata. Diese Unternehmen installieren, warten und lesen die Geräte ab und stellen die Verbrauchsdaten anschließend digital bereit.
Die Kosten des Messdienstleisters (Gerätebereitstellung, Ablesung, Abrechnung) sind als Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung umlagefähig und dürfen auf die Mieter verteilt werden. Sie erscheinen in der Jahresabrechnung als separate Position "Kosten der Verbrauchserfassung" oder "Messdienstleistungen".
Vermieter, die die Geräte selbst ablesen, müssen sicherstellen, dass die Messung korrekt dokumentiert und für Mieter nachvollziehbar ist. Eine fotografische Dokumentation der Ablesestände ist empfehlenswert.
Zeitpunkt der Ablesung und Zutrittsrecht
Die Ablesung muss zum Ende des Abrechnungszeitraums stattfinden — in der Regel zum 31. Dezember eines Jahres. Davon abweichende Zeitpunkte sind möglich, wenn alle Mieter und der Vermieter dies vereinbaren.
- Ankündigung: Der Ablesetermin muss dem Mieter rechtzeitig angekündigt werden — üblich sind mindestens 7 Tage im Voraus.
- Zutrittsrecht: Der Mieter muss Zutritt zur Wohnung gewähren, wenn nicht-fernablesbare Geräte abgelesen werden müssen.
- Terminangebot: Mindestens zwei Terminvorschläge sollten dem Mieter angeboten werden, damit er einen wahrnehmen kann.
- Zwischenablesung: Bei Mieterwechsel ist eine Ablesung unmittelbar beim Ein- oder Auszug erforderlich.
Funkablesung, Smart Meter und Schätzung bei Verweigerung
Moderne Heizkostenverteiler und Wärmemengenzähler verfügen über Funkmodule, die eine Fernablesung ermöglichen. Der Ablesedienst fährt mit einem Fahrzeug an das Gebäude und empfängt die Daten drahtlos — ohne die Wohnung zu betreten. Seit 2021 müssen neu eingebaute Geräte fernablesbar sein.
Verweigert ein Mieter trotzdem den Zutritt für eine notwendige manuelle Ablesung, darf der Vermieter den Verbrauch nach § 9a HeizkostenV schätzen. Die Schätzung basiert auf:
- dem Verbrauch der Vorjahre in derselben Einheit
- dem Durchschnittsverbrauch vergleichbarer Einheiten im Gebäude
- einer nachvollziehbaren Begründung in der Abrechnung
Ein Mieter, der die Ablesung verweigert, verliert das Recht, die Schätzung als fehlerhafte Abrechnung anzufechten — sofern der Vermieter das Verfahren korrekt dokumentiert hat. Im Streitfall empfiehlt sich die schriftliche Kommunikation mit Lesebestätigung.
Häufige Fragen
Muss der Mieter bei der Ablesung anwesend sein?
Nein. Eine Anwesenheitspflicht des Mieters gibt es nicht. Bei klassischen (nicht fernablesbaren) Geräten muss der Mieter jedoch Zutritt zur Wohnung gewähren, damit der Ablesedienst die Zähler in der Wohnung auslesen kann. Bei Funkgeräten ist kein Zutritt erforderlich.
Darf ich als Vermieter die Zähler selbst ablesen?
Grundsätzlich ja — Sie als Vermieter oder eine von Ihnen beauftragte Person können die Ablesung vornehmen. In der Praxis beauftragen die meisten Vermieter jedoch einen Messdienstleister, der die Geräte auch wartet, kalibriert und die Daten digital bereitstellt. Die Kosten sind als Betriebskosten umlagefähig.
Was passiert bei einem defekten Zähler?
Ist ein Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler defekt und konnte kein Verbrauch erfasst werden, darf der Verbrauch der betroffenen Einheit geschätzt werden (§ 9a HeizkostenV). Die Schätzung orientiert sich am Verbrauch des Vorjahres oder vergleichbarer Einheiten. Die Schätzung muss in der Abrechnung kenntlich gemacht werden.
Wann muss bei Mieterwechsel abgelesen werden?
Bei Ein- oder Auszug eines Mieters ist eine Zwischenablesung erforderlich, damit die Heizkosten taggenau zwischen dem ausziehenden und dem einziehenden Mieter aufgeteilt werden können. Diese Zwischenablesung trägt der Vermieter in der Regel selbst — sie kann nicht auf den Mieter umgelegt werden.
Wie lange dauert es, bis ich die Ablesedaten bekomme?
Messdienstleister stellen die Daten nach der Ablesung in der Regel innerhalb weniger Wochen bereit — entweder als Datei oder über ein Online-Portal. Bei Funkablesung können die Daten teilweise sofort abgerufen werden. Sie benötigen die Ablesedaten, bevor Sie die Heizkostenabrechnung erstellen können.
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