Nebenkostenabrechnung in der WEG
Wer eine Eigentumswohnung in einer Wohnungseigentumsgemeinschaft (WEG) vermietet, steht vor einer besonderen Situation: Die Betriebskosten werden zunächst von der WEG-Verwaltung gesammelt und abgerechnet — als Hausgeld. Daraus muss der einzelne Eigentümer die für seinen Mieter relevanten und umlagefähigen Anteile herausfiltern und eine eigene Nebenkostenabrechnung erstellen.
Die Rolle der WEG-Verwaltung
Die WEG-Verwaltung erstellt einmal jährlich eine Gesamtabrechnung für alle Eigentümer des Gebäudes. Diese Jahresabrechnung schlüsselt auf, welche Gesamtkosten im Gebäude angefallen sind und welchen Anteil jede Wohneinheit trägt — in der Regel nach Miteigentumsanteilen (MEA).
Der vermietende Eigentümer erhält damit eine Aufstellung seiner anteiligen Gebäudekosten. Diese bildet die Grundlage für die eigene Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter. Entscheidend ist: Die WEG-Abrechnung ist kein Ersatz für die Mieter-Abrechnung — sie ist lediglich die Quellinformation.
Was aus dem Hausgeld umlagefähig ist
Nicht alle Positionen des WEG-Hausgelds dürfen auf den Mieter umgelegt werden. Umlagefähig sind nur die laufenden Betriebskosten gemäß BetrKV, die auch vertraglich mit dem Mieter vereinbart sind. Typische umlagefähige Positionen aus dem Hausgeld:
- Gebäude- und Haftpflichtversicherung.
- Hausreinigung und Glasreinigung von Gemeinschaftsflächen.
- Gartenpflege und Pflege der Außenanlagen.
- Hausmeisterkosten (nur der betriebskostenrelevante Anteil, nicht Instandhaltung).
- Aufzugsbetrieb und -wartung.
- Allgemeinstrom für Treppenhaus, Keller und Außenbeleuchtung.
- Heizkosten der Gemeinschaftsheizanlage.
Was nicht auf den Mieter umgelegt werden darf
Eine Reihe von Positionen, die regelmäßig im WEG-Hausgeld enthalten sind, ist ausdrücklich nicht umlagefähig und muss vom Eigentümer selbst getragen werden:
- Instandhaltungsrücklage: Diese Rücklage dient der Finanzierung künftiger Reparaturen und ist keine laufende Betriebskoste.
- Verwaltungskosten und Verwalterhonorar: Kosten der WEG-Verwaltung sind generell nicht umlagefähig.
- Sonderumlagen für Instandhaltung oder Sanierung: Einmalige Sonderzahlungen für Reparaturen sind Instandhaltungskosten.
- Kosten der Eigentümerversammlung: Einladungen, Protokollkosten, Raummiete usw. sind reine Verwaltungskosten.
Eine vollständige Übersicht aller umlagefähigen Kostenarten finden Sie im Artikel Umlagefähige Nebenkosten. Informationen zur WEG-Eigentumswohnung im Speziellen finden Sie unter Eigentumswohnung Nebenkostenabrechnung.
Praktische Umsetzung: Vom Hausgeld zur Mieterabrechnung
Der praktische Ablauf für WEG-Vermieter gliedert sich in wenige Schritte. Sobald die WEG-Jahresabrechnung vorliegt, filtern Sie die umlagefähigen Positionen heraus und notieren den Betrag, der auf Ihre Einheit entfällt. Diese Beträge bilden die Grundlage Ihrer Betriebskostenpositionen.
Für jede Position wenden Sie dann den mit dem Mieter vereinbarten Verteilerschlüssel an. Da es sich oft nur um eine einzige Wohneinheit handelt, entfallen die gesamten auf Ihre Einheit entfallenden umlagefähigen Kosten auf einen einzigen Mieter — die Verteilung ist damit trivial. Bei mehreren Mietern (z. B. bei einem Mieterwechsel im Jahr) erfolgt die Aufteilung taggenau.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen WEG-Hausgeld und Betriebskosten für Mieter?
Das Hausgeld ist die monatliche Vorauszahlung, die ein Wohnungseigentümer an die WEG-Verwaltung zahlt. Es enthält sowohl umlagefähige Betriebskosten (z. B. Hausreinigung, Versicherung) als auch nicht umlagefähige Positionen (z. B. Instandhaltungsrücklage, Verwaltungskosten). Der vermietende Eigentümer muss die umlagefähigen Anteile herausfiltern und erst diese auf den Mieter umlegen.
Kann ich die WEG-Jahresabrechnung direkt an meinen Mieter weitergeben?
Nein. Die WEG-Jahresabrechnung richtet sich an die Eigentümer und enthält Posten, die nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen. Sie müssen die Abrechnung selbst aufbereiten: umlagefähige Positionen herausfiltern, nach den für den Mieter geltenden Schlüsseln verteilen und eine eigene Betriebskostenabrechnung erstellen.
Was gehört zu den umlagefähigen Positionen aus dem WEG-Hausgeld?
Typischerweise umlagefähig sind: Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung, Hausreinigung, Gartenpflege, Hausmeisterkosten (soweit nicht Verwaltung), Aufzugsbetrieb, Allgemeinstrom und Heizkosten. Nicht umlagefähig sind: Instandhaltungsrücklage, Verwalterhonorar, Kosten für Eigentümerversammlungen und Sonderumlagen für Reparaturen.
Nach welchem Schlüssel rechne ich als WEG-Eigentümer mit meinem Mieter ab?
Maßgeblich ist der Mietvertrag. Üblich ist die Verteilung nach Wohnfläche. Wenn die WEG intern nach Miteigentumsanteilen abrechnet, müssen Sie die auf Ihre Einheit entfallenden Kosten in absolute Beträge umrechnen und diese dann nach dem mietvertraglich vereinbarten Schlüssel auf Ihren Mieter umlegen.
Was mache ich, wenn die WEG-Jahresabrechnung später kommt als meine eigene Abrechnungsfrist?
Wenn die WEG-Abrechnung erst nach Ablauf der 12-Monats-Frist vorliegt, können Sie trotzdem noch abrechnen — allerdings nur, wenn der Grund für die Verspätung nicht in Ihrem eigenen Einflussbereich lag. Informieren Sie Ihren Mieter proaktiv über die Verzögerung. Im Zweifel lohnt sich eine Erstabrechnung auf Basis der Vorauszahlungen mit anschließender Korrektur.
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