Erste Nebenkostenabrechnung erstellen
Wer zum ersten Mal als Vermieter abrechnet, steht vor einer Reihe unbekannter Fragen: Welche Kosten darf ich umlegen? Wie verteile ich sie auf die Mieter? Was muss die Abrechnung enthalten, damit sie gültig ist? Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch das erste Abrechnungsjahr.
Was Sie vor der ersten Abrechnung brauchen
Bevor Sie mit der Abrechnung beginnen, müssen einige Grundlagen geklärt sein. Prüfen Sie zunächst Ihren Mietvertrag: Sind Vorauszahlungen auf Betriebskosten vereinbart? Wenn ja, besteht eine Abrechnungspflicht. Ist stattdessen eine Betriebskostenpauschale vereinbart, entfällt die Pflicht zur Einzelabrechnung.
Außerdem benötigen Sie für das erste Abrechnungsjahr folgende Unterlagen:
- Mietvertrag mit vereinbartem Abrechnungszeitraum und Verteilerschlüssel.
- Alle Rechnungen und Bescheide für umlagefähige Betriebskosten des Jahres.
- Anfangs- und Endstände der Zähler für Heizung, Warm- und Kaltwasser.
- Eine Aufstellung der monatlichen Vorauszahlungen je Mieter.
- Mietvertragliche Wohnflächenangaben für die korrekte Kostenverteilung.
Welche Kosten sind umlagefähig?
Nicht jede Ausgabe, die im Zusammenhang mit dem Mietobjekt entsteht, darf auf den Mieter umgelegt werden. Maßgeblich ist die Betriebskostenverordnung (BetrKV), die abschließend auflistet, welche Kostenarten umlagefähig sind — sofern sie im Mietvertrag vereinbart wurden.
Zu den typischen umlagefähigen Kosten gehören: Heizung und Warmwasser, Kalt- und Abwasser, Müllabfuhr, Grundsteuer, Gebäude- und Haftpflichtversicherung, Hausmeister, Aufzug, Gartenpflege und Allgemeinstrom. Nicht umlagefähig sind dagegen Verwaltungskosten, Instandhaltungskosten, Reparaturen und die Instandhaltungsrücklage.
Eine vollständige Übersicht finden Sie im Ratgeber Umlagefähige Nebenkosten.
Häufige Anfängerfehler und wie Sie sie vermeiden
Erstvermieter machen bestimmte Fehler besonders häufig. Der klassische Irrtum ist, Instandhaltungs- oder Reparaturkosten in die Abrechnung einzurechnen — diese trägt grundsätzlich der Vermieter. Auch Verwaltungskosten sind nicht umlagefähig, selbst wenn Sie die Verwaltung an ein Büro ausgelagert haben.
Ein weiterer häufiger Fehler betrifft die Abrechnungsfrist. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein — nicht nur abgeschickt. Wer die Frist verpasst, verliert den Nachzahlungsanspruch. Alles rund um die Frist erklärt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung Frist. Eine vollständige Übersicht typischer Fehler finden Sie im Artikel Nebenkostenabrechnung Fehler.
Der erste Abrechnungszeitraum: Besonderheiten
Im ersten Vermietungsjahr ist der Abrechnungszeitraum häufig kürzer als zwölf Monate, wenn der Mieter erst im Laufe des Jahres eingezogen ist. In diesem Fall werden nur die Kosten des anteiligen Zeitraums abgerechnet. Die Gesamtkosten des Jahres werden dabei nicht einfach durch zwölf geteilt — stattdessen gelten die tatsächlichen Kosten des Abrechnungszeitraums, die Sie entsprechend anteilig verteilen.
Bei Zentralheizung und mehr als einer Wohneinheit gilt außerdem die Heizkostenverordnung (HeizkostenV): Mindestens 50 %, üblicherweise 70 % der Heizkosten müssen nach dem tatsächlichen Verbrauch verteilt werden. Dafür brauchen Sie die Zählerstände jeder Einheit zu Beginn und Ende des Zeitraums.
Häufige Fragen
Muss ich im ersten Mietjahr schon eine Nebenkostenabrechnung erstellen?
Ja, sofern im Mietvertrag Vorauszahlungen auf Betriebskosten vereinbart sind. Die Abrechnungspflicht beginnt mit dem ersten vollen oder anteiligen Abrechnungszeitraum. Auch wenn der Mieter erst im Laufe des Jahres eingezogen ist, muss für den anteiligen Zeitraum abgerechnet werden.
Was mache ich, wenn ich nicht alle Belege des ersten Jahres gesammelt habe?
Ohne Belege können Sie keine Kosten umlegen — das ist der wichtigste Grundsatz. Für fehlende Belege (z. B. Grundsteuerbescheid, Versicherungsrechnung) sollten Sie diese umgehend beim zuständigen Amt oder Versicherer anfordern. Für die Zukunft empfiehlt sich ein laufendes Belegordnungssystem, idealerweise digital.
Wie lege ich den Abrechnungszeitraum fest?
Der Abrechnungszeitraum beträgt maximal zwölf Monate und ergibt sich aus dem Mietvertrag. Üblicherweise ist das das Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember). Es kann aber auch ein abweichendes Wirtschaftsjahr vereinbart sein. Der Mieter muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Zeitraums die Abrechnung erhalten haben.
Welche Fehler macht man bei der ersten Nebenkostenabrechnung am häufigsten?
Häufige Fehler sind: nicht umlagefähige Kosten einrechnen (Verwaltung, Instandhaltung), den falschen Verteilerschlüssel verwenden, die Abrechnungsfrist verpassen, Heizkosten ohne HeizkostenV-Konformität verteilen und Mieterwechsel im Laufenden Jahr nicht taggenau abbilden.
Was passiert, wenn die erste Abrechnung Fehler enthält?
Der Mieter kann innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung Einwendungen erheben. Enthält die Abrechnung formelle Fehler (fehlende Gesamtkosten, fehlender Verteilerschlüssel), ist sie möglicherweise unwirksam und Nachzahlungsansprüche entfallen. Inhaltliche Fehler können Sie korrigieren, solange die ursprüngliche Abrechnung noch fristgerecht zugestellt wurde.
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