Mieterwechsel und Nebenkostenabrechnung — so rechnen Sie korrekt ab
Ein Mieterwechsel mitten im Abrechnungsjahr ist für viele private Vermieter eine der kniffligsten Situationen bei der Nebenkostenabrechnung. Welcher Mieter zahlt was? Wie werden Kosten anteilig aufgeteilt? Und was passiert mit den geleisteten Vorauszahlungen des ausgezogenen Mieters? Dieser Ratgeber erklärt das Vorgehen Schritt für Schritt — mit konkretem Berechnungsbeispiel.
Das Problem: Wenn ein Mieter im Abrechnungsjahr auszieht
Normalerweise umfasst ein Abrechnungsjahr zwölf Monate und einer Einheit ist genau ein Mieter zugeordnet. Zieht ein Mieter jedoch beispielsweise zum 30. Juni aus und ein neuer Mieter zieht zum 1. Juli ein, entstehen zwei Abrechnungsperioden innerhalb desselben Jahres.
Sie müssen dann für beide Mieter separate Abrechnungen erstellen: Der ausgezogene Mieter erhält eine Abrechnung für den Zeitraum, in dem er die Wohnung bewohnt hat, der neue Mieter für seinen Zeitraum. Die jährlichen Gesamtkosten werden dabei nach der jeweiligen Nutzungsdauer aufgeteilt.
Anteilige Tagesberechnung: Wie werden Kosten aufgeteilt?
Grundlage für die Aufteilung ist die Anzahl der Tage, an denen die Einheit belegt war. Für nicht verbrauchsabhängige Kosten (z. B. Müllabfuhr, Versicherungen, Grundsteuer) gilt folgende Formel:
Anteil Mieter = (Jahreskosten der Einheit ÷ 365 Tage) × Nutzungstage
Der Umlageschlüssel (z. B. Wohnfläche) wird zunächst auf Jahresbasis berechnet. Anschließend wird der Jahresbetrag der Einheit taggenau auf die Nutzungszeiträume der einzelnen Mieter aufgeteilt.
Berechnungsbeispiel: Mieter zieht zum 30. Juni aus
Angenommen, das Abrechnungsjahr läuft von 1. Januar bis 31. Dezember. Mieter A wohnt bis zum 30. Juni (181 Tage), Mieter B zieht am 1. Juli ein und wohnt bis zum 31. Dezember (184 Tage).
Die Einheit hat eine Wohnfläche von 70 m², das gesamte Objekt 200 m². Die anteiligen Jahreskosten der Einheit bei einer Gesamtkostenposition Müllabfuhr von 400 Euro betragen:
- Anteil der Einheit (70 m² von 200 m²): 400 € × 70/200 = 140 €
- Anteil Mieter A (181 von 365 Tagen): 140 € × 181/365 = 69,37 €
- Anteil Mieter B (184 von 365 Tagen): 140 € × 184/365 = 70,63 €
- Summe: 69,37 € + 70,63 € = 140,00 € (entspricht dem Jahresbetrag der Einheit)
Dieses Verfahren wird für jede Kostenposition separat durchgeführt. Am Ende werden die Beträge pro Mieter summiert und den geleisteten Vorauszahlungen gegenübergestellt.
Vorauszahlungen des alten und neuen Mieters
Ausgezogene Mieter haben in der Regel monatliche Vorauszahlungen für die Zeit ihrer Nutzung geleistet. Diese werden der Abrechnung für den ausgezogenen Mieter gutgeschrieben. Ergibt sich ein Guthaben, müssen Sie es auszahlen. Ergibt sich eine Nachforderung, können Sie sie geltend machen — sofern Sie die Abrechnung rechtzeitig innerhalb der 12-Monats-Frist zustellen.
Für den neuen Mieter gilt dasselbe Prinzip: Seine Vorauszahlungen werden mit seinen anteiligen Kosten verrechnet. Ist er erst spät im Jahr eingezogen und hat deshalb wenige Vorauszahlungen geleistet, kann eine Nachforderung entstehen. Diese ist aber ausschließlich an ihn zu richten.
Was bei mehreren Mieterwechseln in einer Einheit gilt
Gab es im Abrechnungsjahr mehr als einen Mieterwechsel in einer Einheit — beispielsweise weil eine Wohnung leer stand und zwei verschiedene Mieter nacheinander eingezogen sind — wird für jeden Zeitabschnitt dieselbe Tagesberechnung durchgeführt. Jeder Mieter erhält eine eigene Abrechnung.
Steht eine Wohnung leer, entstehen in dieser Zeit keine Vorauszahlungen. Die anteiligen Nebenkosten für den Leerstandszeitraum tragen in der Regel Sie als Vermieter, da kein Mieter die entsprechenden Kosten übernimmt. Das sollten Sie bei der Kalkulation Ihrer Vorauszahlungen für neue Mieter berücksichtigen.
Fristen: Ausgezogene Mieter trotzdem rechtzeitig abrechnen
Die gesetzliche 12-Monats-Frist nach § 556 Abs. 3 BGB gilt auch für ausgezogene Mieter. Sie beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums — nicht mit dem Auszugsdatum. Für ein Abrechnungsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember endet die Frist also am 31. Dezember des Folgejahres.
Versäumen Sie die Frist, verlieren Sie in der Regel das Recht, Nachforderungen gegenüber dem ausgezogenen Mieter geltend zu machen. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie dagegen unabhängig von der Frist auszahlen. Es empfiehlt sich daher, die Abrechnung nicht bis zum letzten Moment aufzuschieben — gerade bei ausgezogenen Mietern, die Sie möglicherweise erst kontaktieren und deren neue Adresse Sie in Erfahrung bringen müssen.
Häufige Fragen bei Mieterwechsel und Nebenkostenabrechnung
Muss ich den ausgezogenen Mieter noch abrechnen?
Ja. Auch wenn ein Mieter im Laufe des Jahres ausgezogen ist, haben Sie als Vermieter die Pflicht, ihm eine Nebenkostenabrechnung für seinen Nutzungszeitraum zu erstellen. Das gilt unabhängig davon, ob sich daraus ein Guthaben oder eine Nachforderung ergibt.
Was, wenn der neue Mieter noch keine Vorauszahlungen geleistet hat?
Falls der neue Mieter noch keine oder nur wenige Vorauszahlungen geleistet hat (z. B. weil er erst kurz vor Jahresende eingezogen ist), kann sich eine Nachforderung ergeben. Diese richtet sich ausschließlich gegen den neuen Mieter, nicht gegen den ausgezogenen. Eine Nachforderung gegenüber dem Nachmieter ist im Rahmen der üblichen 12-Monats-Frist geltend zu machen.
Gilt die 12-Monats-Frist auch für den ausgezogenen Mieter?
Ja. Die 12-Monats-Frist nach § 556 Abs. 3 BGB gilt auch für ausgezogene Mieter. Die Frist beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums — nicht mit dem Auszugsdatum. Eine Abrechnung, die nach Ablauf der Frist gestellt wird, berechtigt den Vermieter in der Regel nicht mehr zur Geltendmachung von Nachforderungen.
Wie werden verbrauchsabhängige Kosten bei Mieterwechsel aufgeteilt?
Für verbrauchsabhängige Kosten wie Heizung oder Wasser sind idealerweise Zwischenablesungen zum Auszugszeitpunkt sinnvoll. Liegen keine Zwischenwerte vor, kann eine Schätzung auf Basis von Durchschnittswerten vorgenommen werden. Nekodi unterstützt die tagenaue Aufteilung auf Basis der erfassten Mietzeiträume.
Was gilt bei mehreren Mieterwechseln in derselben Einheit innerhalb eines Jahres?
Jeder Mieterwechsel führt zu einem eigenen Zeitabschnitt. Die Kosten werden für jeden Zeitabschnitt anteilig nach Tagen berechnet. Wenn beispielsweise Mieter A von Januar bis März, Mieter B von April bis August und Mieter C von September bis Dezember in der Wohnung wohnt, erhält jeder eine separate Abrechnung für seinen Zeitraum.
Mieterwechsel? Nekodi rechnet anteilig ab.
Nekodi unterstützt Mieterwechsel innerhalb des Abrechnungsjahres direkt im Wizard. Sie tragen Einzugs- und Auszugsdaten ein — Nekodi berechnet die tagenauen Anteile für jeden Mieter und exportiert separate PDFs.
› Jetzt starten