Leerstand und Nebenkostenabrechnung
Steht eine Wohneinheit leer, entstehen trotzdem Betriebskosten — Heizung läuft im Grundbetrieb, Versicherungen laufen weiter, die Müllgebühr wird fällig. Wer trägt diese Kosten? Die Antwort ist eindeutig: immer der Vermieter, niemals die anderen Mieter. Dieser Ratgeber erklärt, wie Leerstand korrekt in der Nebenkostenabrechnung abgebildet wird.
Grundsatz: Leerstandskosten trägt der Vermieter
Der Grundsatz ist in der Rechtsprechung klar und einheitlich: Kosten, die auf eine leerstehende Einheit entfallen, sind vom Vermieter zu tragen. Sie dürfen unter keinen Umständen auf die verbleibenden Mieter umgelegt werden — weder direkt noch indirekt durch eine Reduzierung der Gesamtfläche im Verteilerschlüssel.
Das gilt unabhängig davon, warum die Einheit leer steht — ob wegen Renovierung, laufender Mietersuche oder einem Rechtsstreit mit dem Vormieter. Das Leerstandsrisiko liegt beim Vermieter als Eigentümer und Vertragspartner der anderen Mieter.
Wohnflächenschlüssel bei Leerstand: So rechnen Sie richtig
Wenn Kosten nach Wohnfläche verteilt werden, bleibt die Gesamtfläche des Gebäudes konstant — auch bei Leerstand. Die Leerstandsfläche wird nicht aus der Gesamtfläche herausgerechnet. Stattdessen entfällt der auf die leerstehende Einheit entfallende Anteil auf den Vermieter.
Praxisbeispiel: Ein Haus hat drei Einheiten mit je 60 m² (Gesamtfläche: 180 m²). Eine Einheit steht das gesamte Jahr leer. Die Gesamtheizkosten betragen 1.800 Euro. Jeder Mieter zahlt seinen Anteil: 60/180 × 1.800 Euro = 600 Euro. Der verbleibende Anteil von 600 Euro (für die leere Einheit) trägt der Vermieter.
Mehr zu den verschiedenen Verteilerschlüsseln erklärt der Ratgeber Umlageschlüssel Nebenkostenabrechnung.
Besonderheit Heizkosten: § 11 HeizkostenV
Bei Heizkosten gilt eine spezielle Regelung: Gemäß § 11 Abs. 1 HeizkostenV wird eine leerstehende Einheit für die Zwecke der Heizkostenabrechnung wie ein Nutzer mit Nullverbrauch behandelt. Das hat folgende Konsequenzen:
- Der Grundkostenanteil (typischerweise 30 % der Heizkosten) wird nach Wohnfläche verteilt — der Leerstandsanteil entfällt auf den Vermieter.
- Der Verbrauchsanteil (typischerweise 70 %) verteilt sich nur auf die Einheiten mit tatsächlichem gemessenem Verbrauch.
- Für die Leerstandswohnung wird kein Verbrauchsanteil berechnet, da kein Verbrauch vorliegt.
- Zählerstände der leerstehenden Einheit sollten trotzdem zu Beginn und Ende der Leerstandszeit abgelesen werden.
Weitere Details zur Heizkostenverordnung finden Sie im Ratgeber Heizkostenverordnung erklärt.
Leerstand in Nekodi abbilden
In Nekodi können Sie eine leerstehende Einheit ganz einfach ohne Mietverhältnis anlegen — oder ein Mietverhältnis nur für den bewohnten Zeitraum erfassen (also den Zeitraum vom letzten Auszug bis zum nächsten Einzug unbelegt lassen). Nekodi erkennt automatisch, welche Einheiten keinen Mieter haben, und weist die entsprechenden Kostenanteile dem Vermieter zu statt sie auf andere Mieter umzulegen.
Für die Dokumentation empfiehlt es sich, das genaue Leerstandsdatum zu notieren und die Zählerstände beim Auszug des Vormieters festzuhalten. So können Sie bei Rückfragen jederzeit nachweisen, dass die Leerstandskosten korrekt behandelt wurden. Mehr zur Abrechnung im Mehrfamilienhaus mit Leerstand erklärt der Ratgeber Mehrfamilienhaus Nebenkostenabrechnung.
Häufige Fragen
Darf ich Leerstandskosten auf die anderen Mieter umlegen?
Nein. Leerstandskosten — also der Anteil der Betriebskosten, der auf eine leerstehende Einheit entfällt — muss der Vermieter selbst tragen. Eine Umlage auf die vorhandenen Mieter ist unzulässig. Das gilt für alle Verteilerschlüssel gleichermaßen: Wohnfläche, Personenzahl und Einheiten.
Verkleinert sich die Gesamtfläche, wenn eine Einheit leer steht?
Nein. Bei der Verteilung nach Wohnfläche bleibt die Gesamtfläche konstant — auch wenn eine Einheit leer steht. Die auf die Leerstandseinheit entfallende Fläche verbleibt in der Gesamtfläche, aber der Anteil dieser Einheit wird nicht auf die anderen Mieter umgelegt, sondern vom Vermieter getragen.
Wie funktioniert die Heizkostenabrechnung bei Leerstand?
Nach § 11 HeizkostenV gilt eine leerstehende Einheit als Einheit ohne Verbrauch (verbrauchsloser Nutzer). Der Grundkostenanteil (typischerweise 30 %) entfällt anteilig auf den Vermieter. Der Verbrauchsanteil (70 %) verteilt sich nur auf die tatsächlich bewohnten Einheiten mit gemessenem Verbrauch. Ohne Zähler in der Leerstandswohnung entfällt auf sie kein Verbrauchsanteil.
Was muss ich dokumentieren, wenn eine Einheit leer steht?
Sie sollten den genauen Zeitraum des Leerstands dokumentieren (Auszugsdatum des letzten Mieters, Einzugsdatum des nächsten Mieters), die Zählerstände beim Auszug und beim Einzug ablesen und festhalten sowie den auf den Leerstandszeitraum entfallenden Betriebskostenanteil separat ausweisen. Das schützt Sie, falls ein anderer Mieter die Abrechnung hinterfragt.
Was passiert, wenn eine Einheit das gesamte Jahr leer steht?
Wenn eine Einheit für das gesamte Abrechnungsjahr leer steht, entfällt der gesamte auf diese Einheit entfallende Betriebskostenanteil auf den Vermieter. Die anderen Mieter werden durch den Leerstand nicht stärker belastet — weder beim Wohnflächenschlüssel noch bei den Heizkosten. Der Vermieter trägt damit das volle wirtschaftliche Risiko des Leerstands.
Leerstand korrekt abrechnen mit Nekodi
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