Glossar: Begriffe der Nebenkostenabrechnung
Die Nebenkostenabrechnung bringt eine Reihe von Fachbegriffen mit sich, die nicht immer selbsterklärend sind. In diesem Glossar finden Sie kompakte Definitionen aller wichtigen Begriffe — von Abrechnungszeitraum bis Vorauszahlung — mit Links zu ausführlichen Erklärungen.
Alle Begriffe im Überblick
Abrechnungszeitraum
Der 12-monatige Zeitraum, für den die Betriebskosten abgerechnet werden. Üblich ist das Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember).
BetrKV (Betriebskostenverordnung)
Die Verordnung, die in § 2 die 17 umlagefähigen Betriebskostenarten abschließend definiert. Nur darin genannte Kosten dürfen auf Mieter umgelegt werden.
Betriebskosten
Laufende Kosten des Gebäudes und Grundstücks, die der Vermieter per Mietvertrag auf die Mieter umlegen darf — z. B. Heizung, Wasser, Müllabfuhr, Versicherungen.
Guthaben
Ergebnis der Abrechnung, wenn die Vorauszahlungen des Mieters die tatsächlichen Kosten übersteigen. Der Vermieter muss das Guthaben zurückzahlen.
HeizkostenV (Heizkostenverordnung)
Vorschrift, die für Gebäude mit zentraler Heizungsanlage die verbrauchsabhängige Abrechnung der Wärmekosten vorschreibt — mindestens 50 %, üblich 70 % nach Verbrauch.
Nachzahlung
Ergebnis der Abrechnung, wenn die tatsächlichen Kosten die Vorauszahlungen übersteigen. Der Mieter muss die Differenz nachzahlen.
Betriebskostenpauschale
Fester monatlicher Betrag für Betriebskosten ohne nachträgliche Abrechnung. Nach Ablauf des Jahres gibt es weder Nachzahlung noch Guthaben.
Umlageschlüssel
Der Verteilungsmaßstab, nach dem Betriebskosten auf die einzelnen Mieter aufgeteilt werden — z. B. nach Wohnfläche, Personenanzahl oder Verbrauch.
Vorauszahlung
Monatlicher Abschlag, den der Mieter auf die später abzurechnenden Betriebskosten leistet. Die genaue Höhe wird nach der Jahresabrechnung korrigiert.
Zeitanteilige Abrechnung
Methode, bei der Kosten nur für die Tage berechnet werden, an denen jemand tatsächlich Mieter war — relevant bei Mieterwechseln innerhalb des Abrechnungszeitraums.
Wichtige Abgrenzungen im Überblick
Einige Begriffe werden häufig verwechselt. Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick:
Betriebskosten vs. Verwaltungskosten
Betriebskosten sind umlagefähig — Verwaltungskosten (z. B. Buchhaltung, Kontoführung) sind es nicht. Verwaltungskosten trägt der Vermieter selbst.
Betriebskosten vs. Instandhaltung
Reparaturen und Instandsetzungen zählen nicht zu den Betriebskosten und dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden — auch wenn sie laufend anfallen.
Vorauszahlung vs. Pauschale
Bei der Vorauszahlung folgt am Jahresende eine Abrechnung. Bei der Pauschale ist der Betrag endgültig — unabhängig davon, wie hoch die tatsächlichen Kosten waren.
Häufige Fragen zum Glossar
Was ist der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten?
Die Begriffe werden im Alltag oft synonym verwendet. Juristisch korrekt spricht das Gesetz von 'Betriebskosten' (§ 556 BGB i. V. m. der BetrKV). 'Nebenkosten' ist der umgangssprachliche Begriff für dieselbe Sache.
Welche Begriffe muss ein Vermieter für die Abrechnung kennen?
Die wichtigsten Begriffe sind: Abrechnungszeitraum, Betriebskosten (und ihre Abgrenzung zu Verwaltungskosten), Umlageschlüssel, Vorauszahlung, Saldo (Nachzahlung oder Guthaben), BetrKV und HeizkostenV.
Was ist der Unterschied zwischen Vorauszahlung und Pauschale?
Die Vorauszahlung ist ein monatlicher Abschlag auf die später abzurechnenden tatsächlichen Kosten — es folgt eine Jahresabrechnung mit Nachzahlung oder Guthaben. Die Pauschale ist ein fester monatlicher Betrag, der abgegolten ist — es gibt keine Abrechnung, aber auch keine Korrekturen.
Welche Rolle spielt die BetrKV für Vermieter?
Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) listet in § 2 die 17 umlagefähigen Betriebskostenarten abschließend auf. Nur Kostenarten, die darin aufgeführt sind, dürfen auf Mieter umgelegt werden — sofern dies im Mietvertrag so vereinbart ist.
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